Messestand Kalkulation sollte stimmen

Unternehmen, die planen als Aussteller eine Messe zu besuchen, müssen sich im Vorfeld mit der Kalkulation dieses Messeauftritt auseinandersetzen. Meist werden gerade kostenintensive Punkte vernachlässigt bzw. gar vergessen. Ein hilfreiches Instrument kann daher eine Liste mit allen Kostenpunkten sein. Die wichtigsten Punkte sollte ein Unternehmen kennen und hier nicht den Rotstift voreilig ansetzen. In die Kostenplanung gehören hinein:

  • Planung
  • Umsetzung
  • Gestaltung

 

Wichtig Unterpunkte bei den Kosten sind dabei:

  • Transport
  • Auf- und Abbau
  • Mietkosten für Messefläche
  • Versicherung
  • Werbung und PR
  • Personal
  • Nebenkosten wie Strom und Wasser
  • Internet und GEMA
  • Kosten für Design des Messestands

 

Verschiedene Kostenorte – Messestand

 

Die Kosten entstehen an verschiedenen Orten bzw. entstehen durch die Rechnung von verschiedenen Dienstleistern. Hierzu gehören Designer, Dekorateur und Messebauer sowie die eigenen Mitarbeiter am Messestand und in der PR-Abteilung. Werden Werbung und PR von außerhalb betreut, müssen auch die Kosten für diesen Dienstleister genau kalkuliert werden.

 

Kostenkalkulation für Messepersonal

In diese Kategorie fallen zunächst einmal die allgemeinen Lohnkosten, die anfallenden Wochenendzuschläge und die Kosten für Bekleidung, sowie für die An- und Abfahrt zur Messe. Gut kalkuliert sein müssen auch die Kosten für die Unterkunft und für den Transfer vom Hotel zur Messe und zurück. Die Mitnahme des Firmenwagens ist wegen des Mangels an Parkplätzen dorthin meist nicht möglich. Ebenfalls einkalkuliert werden müssen die Auslagen für die Verpflegung der Mitarbeiter. Geld muss von Unternehmen hin und wieder auch in die Weiterbildung des eigenen Messepersonals gesteckt werden. Sie sind es schließlich, die die Produkte am Messestand präsentieren müssen in allen seinen Einzelheiten.

 

Kostenkalkulation für die Ausstattung des Messestandes

 

Für die Ausstattung eines Messestandes ist es wichtig, dass alles bis ins Detail geplant wird. Gedacht werden muss an die Kosten für

Informationsmaterial über die Produkte

  • Werbegeschenke
  • Dekoration
  • Büromaterial
  • Möbel
  • Catering
  • Stauraum

 

Einsparpotenziale vorhanden

Einige der Kostenpunkt können zusammengefasst werden. So bieten zum Beispiel Messebauunternehmen das Design und die Dekoration des Messestands in einem Gesamtpaket an, das natürlich günstiger ist als die Beauftragung von einem Designer und auch die separaten Ausgaben für eine Dekorateur können so eingespart werden. Einsparpotenziale sind aber auch auf andere Gebieten vorhanden. So können Werbegeschenke und Informationsmaterial von einem Anbieter abgenommen werden.

Durch die Erhöhung des Auftragsvolumens kann der Preis unter Umständen durch einen saftigen Rabatt gesenkt werden. Beim Catering sollte ebenfalls ein Preisvergleich unter den ortsansässigen Anbietern durchgeführt werden. Und ein Messestand kann gekauft statt jedes Mal gemietet werden. Nach einigen Messebesuchen haben sich die Kosten für den Kauf bereits schon wieder nahezu amortisiert.

 

Neue Tools für Messeaussteller

Das womit sich Unternehmen auf dem Messestand präsentieren, muss Hand und Fuß haben. Das heißt alles, was sich am Messestand befindet, von Möbeln bis zum mit Werbung bedrucktem Papier, muss von der Qualität her überzeugend wirken. Schließlich dienen Messen dazu, dass sie Unternehmen die Möglichkeit bieten, dass diese sich selbst und ihre Produkte und ihre Dienstleistungen präsentieren. Für den perfekten Messeauftritt benötigt man aber mehr als nur einen Messestand und einige Trennwände, bedrucktes Papier und Poster bzw. Banner. Es gibt immer wieder Neues im Bezug auf den Messebedarf. Und genau dies benötigen Unternehmen auch, nämlich frischen Wind, der den Messestand immer wieder aufpeppen kann.

Einfacher Transport für Messeaussteller

Ideal ist, wenn diese Tools überall mit hingenommen werden können. In diesem Fall bieten Spezialfirmen heute auch Displaysysteme für Messestände an. Diese bestehen in der Regel aus einem Metallgestell, das kinderleicht und schnell auf- und abgebaut werden kann. Dieses lässt sich sehr gut und ebenfalls schnell mit bedruckten Bannern behängen. Nach der Messe kann ein derartiges Meisterwerk an Kompaktheit sehr schnell in einer Transportbox verstaut werden. Danach kann es schon abgehen zur nächsten Messe. Die Transportbox wird einfach in einen Kombi oder einen Kleintransporter gepackt und schon kann die Fahrt losgehen.

Weitere Tools werden stetig entwickelt

Neben dieser einfachsten Form von einem zusammenklappbaren Messestand sollte der Messebedarf möglicherweise noch weitere Tool beinhalten, wie

Trennwände
Werbesäulen

Die Experten in Sachen Kreation von Messebedarf sind stetig damit befasst die vorhandenen Systeme weiter zu optimieren und neue Tools zu entwickeln, so dass es die Aussteller noch leichter haben in Zukunft ihren Messestand ohne Probleme und in kurzer Zeit aufzubauen. Die Notwendigkeit derartiger Tools zeigt sich darin, dass einige Messen direkt nacheinander in unterschiedlichen Städten stattfinden. Der Kauf von einem zweiten Messestand und die Rekrutierung eines zweiten Messeteams erweist sich für viele Unternehmen nämlich als nicht zweckmäßig bzw. nicht profitabel genug, um mehrere Messen zu besuchen.

Wie reagieren Stadtbewohner auf Messen in ihrer Stadt?

In Deutschland gibt es zahlreiche Messestandorte, dessen Engagement aber nicht bei allen Bewohnern der jeweiligen Stadt auf Wohlgefallen stößt. Denn durch die ständigen Messen, die es in den Städten gibt, fühlen sich viele Stadtbewohner in ihrer Bewegungsfreiheit stark eingeschränkt. Das Problem liegt nicht allein im Verkehrswesen, das durch diverse Maßnahmen an vielen Messestandorten gelöst wurde, da sich die Messegelände nicht im Zentrum der Stadt, sondern etwas außerhalb befinden. Das Problem, das die Stadtbewohner mit den Messen meist haben, ist die Vielzahl von fremden Menschen, die teils Woche für Woche in die Stadt kommen. Diese halten sich nicht nur auf dem Messegelände auf, sondern auch in der Stadt.

Contra Messestandort

Die meisten Stadtbewohner haben dabei nicht grundsätzlich etwas gegen Fremde. Es ist vor allem deren häufige Unbeholfenheit, weil sie zum Beispiel mit den Ticketautomaten der öffentlichen Verkehrsmittel nicht klarkommen und so für lange Warteschlangen vor den Automaten sorgen. Dies ist allerdings ein Punkt, der durch einfach zu bedienende Terminals in vielen Städten bereits gelöst wurde. Durch die ständig wechselnden Menschen in der Stadt sehen viele Einheimische allerdings auch eine kriminelle Bedrohung für ihre Stadt und damit für ein gewisses Potenzial an sozialem Unfrieden und eine Minderung der Lebensqualität. Taschendiebe, aber auch Zechpreller können in dem Getümmel unbehelligt verschwinden. Derartige Straftaten bleiben in den Städten mit Messestandort meist unaufgeklärt, wobei es nicht unbedingt Messebesucher sind, die hier eine kriminelle Energie außerhalb des Messegeländes an den Tag legen, sondern organisierte Diebesbanden, die das Getümmel in der Stadt für sich ausnutzen.

Pro Messestandort

Zufrieden indes können sich die Einwohner von Messestädten äußern, wenn es um die Schaffung von Arbeitsplätzen auf dem Messegelände selbst oder in der Gastronomie bzw. Hotelerie geht. Dank der steigenden Zahl von Besuchern auf der Messe, steigt auch der Bedarf an Unterkünften und Möglichkeiten der Verpflegung. In Städten mit Messestandort gibt es eine gute Abdeckung mit Restaurants der internationalen Küche.

Neue Kunden auf Messen gewinnen

Messen und Ausstellungen bieten eine gute Plattform, um neue Kunden zu gewinnen. Die meisten Messen sind entsprechend straff gestaltet was die Branchen angeht, die hier vertreten sind. Das heißt dass die Wahrscheinlichkeit, das Hersteller und Dienstleiter auf Messen auf potenzielle Fachbesucher bzw. Kunden stoßen, ist recht hoch. Für die Fachbesucher und privaten Besucher sind derartige Messen auch ideal, weil sie hier genau die Anbieter kennenlernen können, die ihnen bei der Lösung von ihrem ganz speziellen Beschaffungsproblem weiterhelfen können. Die Fülle an Anbietern kann aus diesem Grund gar nicht groß genug sein. Den Aussteller und den Besuchern fällt allerdings der Erfolg von einem Messebesuch nicht einfach so in den Schoß.

Dies ist vor allem dann der Fall, wenn ein Messebesuch als Austeller oder Besucher nicht professionell vorbereitet wurde. Auf diese Weise werden viele Chancen, die sich durch die Messe ergeben könnten, nicht genutzt. Das heißt in diesem Fall würde ein Messebesuch bzw. eine Ausstellung dort mehr Geld kosten, als letztlich dabei in der Nacharbeit herauskommt.

Schritt für Schritt planen

Es ist daher wichtig, dass der Besuch einer Messe Schritt für Schritt geplant wird. Hierzu gehört die Vorarbeit mit:

  • der Zielplanung
  • der Organisation des Transports
  • Kauf des Messestands
  • Rekrutieren des geeigneten Messepersonals

Es sollte vor allem geklärt werden im Vorfeld, ob nur Kontakt geknüpft werden sollen oder das Unternehmen seine Produkte präsentieren möchte. Entsprechend sollte der Messestand aufgebaut und die mitreisenden Mitarbeiter qualifiziert sein.

Erfolgsfaktoren für den Messebesuch

Zu den Erfolgsfaktoren, damit auf Messen neue Kunden gewonnen werden können, gehört vor allem auch zu wissen bzw. zu recherchieren:

Was für Besucher kommen auf die Messe? Gestaltung des Messestands mit Sitzmöglichkeiten und Präsentationsmöglichkeiten

Neue Kunden lassen sich auf Messen in der Regel vor allem durch den direkten Kontakt gewinnen. Unverzichtbar ist in diesem Fall die Schaffung einer guten Atmosphäre am Messestand. Der Erfolgsfaktor ist hier das Know how der eigenen Mitarbeiter.

Beispiele für Messestände vor Ort anschauen

Ein Messestand ist eine Investition und sollte daher gut durchdacht sein und auch langfristig überzeugen. Mittlerweile gibt es im Messebau so viele verschiedene Möglichkeiten und Gestaltungsoptionen, dass die Entscheidung für den passenden Messestand gar nicht so leicht fällt. Umso wichtiger ist es, sich Inspiration zu suchen und über das bestehende Angebot und das, was überhaupt möglich ist, zu informieren.

Natürlich stellen Messen selbst eine optimale Anlaufstelle zu diesem Zweck dar, denn dort finden sich die unterschiedlichsten Messestände in allen denkbaren Formen und Größen. Um neue Ideen zu sammeln und die eigenen Wünsche und Vorstellungen formulieren zu können, ist der Besuch einer Messe daher eine gute Idee. Wenn es allerdings um die konkretere Planung geht, müssen Beispiele vor Ort angeschaut und die Umsetzbarkeit und Wirtschaftlichkeit der verschiedenen Varianten durchdacht werden. Hierfür empfiehlt es sich, den Showroom von KonOrg in Köln zu besuchen. Bei einem individuellen Termin können spezielle Wünsche besprochen werden und die kompetente Planung des Messestands durchgeführt werden. Die Optik und Qualität der einzelnen Bestandteile und Materialien mit eigenen Augen zu entdecken, gibt ein sicheres Gefühl und hilft erheblich bei der Entscheidungsfindung. Machbarkeit sowie die bei der Messeplanung wichtige Kostenkalkulation können überprüft und so die optimale Lösung für jedes Unternehmen gefunden werden.

Vor der Investition in einen eigenen Messestand lohnt es sich in jedem Fall, Beispiele für Messestände vor Ort anzuschauen und sich selbst ein Bild davon zu machen, denn so entsteht am Ende ein rundum zufriedenstellendes Produkt, das auch auf lange Sicht erfolgreiche Messeauftritte ermöglicht.

Grafiken für Messestände erstellen lassen

Bei Messeständen ist der erste Eindruck entscheidend – und dieser wird vor allem durch eine ansprechende Grafik geprägt. Egal ob auf Faltwänden, Bannern oder Displays: Eine Grafik im Sinne des Corporate Designs des Unternehmens, die eine klare Messebotschaft vermittelt, ist das A und O des Messestands. Doch nicht jedes Unternehmen verfügt über eine eigene Grafikabteilung, die auf solch großflächige Gestaltungen spezialisiert ist.

Deshalb gibt es die Möglichkeit, die Grafiken für Messestände vom Profi erstellen zu lassen. KonOrg bietet die Grafikerstellung beispielsweise direkt zum Produkt an, so dass Banner, Wände, Theken und Displays passgerecht mit einer überzeugenden und professionellen Grafik einfach aus einer Hand bestellt werden können. Die Grafiker kennen sich mit Druckvorgaben und Druckrändern, Programmen, Feindaten und Designeffekten perfekt aus und können genau nach individuellen Wünschen gestalten.

Wichtig für eine überzeugende Grafik ist ein ausführliches Briefing, in dem festgelegt wird, welche Kommunikationsziele und Vorgaben es von Seite des Unternehmens gibt. Dazu gehört nicht nur die genaue Definition der zu verwendenden Farben im Sinne der Corporate Identity, sondern auch die Absprache von Botschaften und zeitlichen Vorgaben. Ist die Grafik dann erstellt, kann sie auf dem ganzen Messestand integriert werden und zu einer einheitlichen und überzeugenden Markenwelt beitragen, die Besucher beeindruckt und in Erinnerung bleibt. Somit ist die Grafik eine langfristige Komponente für den Messestand, denn sie kann bei jedem Auftritt wieder verwendet werden und für einen dauerhaft einheitlichen und professionellen Messestand sorgen. Hier wird deutlich, dass die Bedeutung der Grafik für den Messestand nicht unterschätzt und ihre Gestaltung in professionelle Hände gegeben werden sollte.

Wie wird ein Messestand transportiert?

Während gemietete Messestände für gewöhnlich vom Vermieter zum Veranstaltungsort transportiert werden und dort auch wieder abgeholt, liegt der Transport eines eigenen Messestands ganz in den Händen des Unternehmens selbst. Doch auch in diesem Fall ist es empfehlenswert, die Aufgabe an spezialisierte Dienstleister abzugeben, die über das nötige Equipment und genügend Erfahrung verfügen.

Damit der Messestand und all seine einzelnen Bestandteile komplett und vor allem unbeschädigt an Ort und Stelle ankommen, sollten die Services etablierter Spediteure und Messelogistiker in Anspruch genommen werden. Hier wird der Transport vertraglich geregelt und der Messestand versichert. Eine termingerechte Lieferung wird ebenfalls garantiert, so dass unnötiger Zeitdruck vermieden wird. Bereits bei der Anschaffung des Messestands sollte darauf geachtet werden, dass alle Bestandteile mit einem entsprechenden Transportkoffer oder einer Tasche geliefert werden, damit keine losen Einzelteile verloren gehen oder die Messeausstattung beschädigt wird. Bei besonders wertvollen Objekten oder einem Messestand mit außergewöhnlichen Maßen empfiehlt es sich, die Verpackung und den Transport mit dem Spediteur gesondert zu besprechen. Nur so kann eine ideale Beförderung garantiert werden. Darüber hinaus sollte – genau wie bei Aufbau und Abbau des Messestands – auch der Transport von einer zentralen Ansprechperson überprüft werden und etwaige Mängel oder auftretende Schäden sofort dokumentiert und reklamiert werden. Zeigt sich beim Abladen zum Beispiel ein Riss in einer Transporttasche, so sollte dieser unverzüglich fotografiert und dem Logistikunternehmen gemeldet werden.

Auch für den internationalen Transport von Messeständen gibt es Spezialisten. Sie kümmern sich nicht nur um die fachgerechte Beförderung via LKW, Flugzeug oder Schiff, sondern auch um etwaige Verzollung und Grenzvorschriften. Viele Dienstleister übernehmen neben dem Transport außerdem den Auf- und Abbau des Messestands und liefern damit alle Services komplett aus einer Hand.

Einfach und schnell aufbaubar – Mobile Messestände

Auch nach dem Ende der Messe selbst ist die Arbeit noch lange nicht vorbei. Ein professioneller Abbau des Messestands gehört ebenso zur Messeteilnahme wie die Planung im Vorfeld und die Durchführung und ist besonders wichtig, damit Schäden am Material vermieden werden und alle Bestandteile für den nächsten Einsatz wieder optimal vorbereitet sind. Außerdem kann die Zeit während des Abbaus dafür genutzt werden, zu resümieren und den Messeverlauf noch einmal Revue passieren zu lassen.

Genau wie beim Aufbau des Messestands sollte auch der Abbau nach einem vorher definierten Plan verlaufen und für jede Tätigkeit eine oder mehrere zuständige Personen eingeteilt werden. Die Abbauregelungen des Messebetreibers müssen dabei natürlich beachtet werden, damit es nicht zu Unstimmigkeiten kommt. Auch wenn der Stand vorsichtig und fachmännisch auf- und abgebaut wird, treten dabei oder im Verlauf der Messe immer wieder kleine Schäden auf. Diese sollten sofort notiert werden, damit es beim nächsten Messebesuch keine bösen Überraschungen gibt und die Zwischenzeit für Reparaturen genutzt werden kann. Alle Bestandteile des Messestands werden dann sorgfältig verpackt und für den Transport vorbereitet. Idealerweise ist zu jeder Zeit eine Person vor Ort, die den Abbau überwacht und als Ansprechpartner des Abbau-Teams fungiert. Das ist besonders dann wichtig, wenn der Abbau nicht von eigenen Mitarbeitern, sondern von externen Messebauern übernommen wird.
Auch beim Abbau des Messestands gibt es eine Abnahme mit dem Messebetreiber. Er kontrolliert, ob der Stand sauber und unbeschädigt übergeben wird. Wenn diese Übergabe mit einem Protokoll dokumentiert wird, dann gibt es auch im Nachhinein keine Probleme und Klagen mehr und der Abbau des Messestands ist einwandfrei gelungen.

Wie wird ein Messestand aufgebaut?

Bereits einige Tage vor Beginn der Messe steht einige Aufbauarbeit an. Während gemietete Messestände meistens vom Vermieter selbst aufgebaut werden, sollte der Aufbau eines eigenen Messestands nicht unterschätzt werden und in jedem Fall gut durchdacht und geplant sein. Alle Zuständigkeiten müssen im Vorfeld festgelegt werden. Eine Zeichnung hilft dabei, die genauen Standorte der einzelnen Bestandteile zu bestimmen und zu visualisieren, so dass jeder am Aufbau Beteiligte genau weiß, wie der Messestand am Ende aussehen soll.

Wer bereits bei der Anschaffung darauf achtet, dass die einzelnen Komponenten schnell und unkompliziert aufzubauen sind, der spart im Ernstfall viel Zeit und Nerven. Trotzdem ist es empfehlenswert, Pufferzeiten in den Ablaufplan zu integrieren, denn unvorhersehbarer Mehraufwand tritt beim Aufbau eines Messestands fast immer auf. Vom Verlegen des Bodenbelags bis zum Anschluss elektronischer Geräte müssen alle Aufgaben klar verteilt sein. Außerdem muss zu jeder Zeit eine entscheidungsbefugte Person vor Ort sein, die bei spontan auftretenden Problemen in der Lage ist, schnell für Lösungen zu sorgen, welche die Qualität des Messestands nicht beeinträchtigen. Ein eingespieltes und professionelles Messebau-Team erleichtert die Arbeit enorm und auch der Messeveranstalter selbst stellt häufig Hilfspersonal bereit. Je nachdem, ob eigenes oder fremdes Personal für den Aufbau zuständig ist, muss zusätzlich das Vorhandensein des passenden Werkzeugs für den Aufbau kontrolliert und gewährleistet sein.

Am Ende der Aufbauarbeiten steht die Abnahme des Messestands. Auch dieser Schritt sollte zeitlich nicht zu knapp vor Messebeginn stattfinden, denn falls Änderungen nötig sind, müssen diese schließlich noch umgesetzt werden. Stimmen dann auch die kleinsten Details bis hin zu Dekoration und Feingestaltung, dann steht einer erfolgreichen Messe nichts mehr im Wege.

Bannerdisplay, Rollup und Messetheken: Welche Bestandteile brauche ich für meinen Messestand?

Für Messestände gibt es zahlreiche verschiedene Bestandteile, die kombiniert werden können – und damit auch viele individuelle Gestaltungsmöglichkeiten. Je nach Budget und gewünschtem Ausmaß des Messestands, können nur grundlegende Bestandteile integriert werden, oder aber wahre Messelandschaften entwickelt.

Eine Faltwand stellt meistens die Basis eines jeden Messestands dar, denn sie ist schnell und einfach aufgebaut und liefert eine große Präsentationsfläche. Gleichzeitig dient die Faltwand als optische Begrenzung des Messestands. Zur effektiven Markenpräsentation empfehlen sich außerdem zusätzliche Bannerdisplays, auf denen weitere Informationen vermittelt werden können. Praktische Rollups sind ebenfalls beliebte Bestandteile eines erfolgreichen Messestands, da sie sehr flexibel eingesetzt werden können und in kürzester Zeit für einen Hingucker sorgen.
Um den Messebesuchern und damit potenziellen Kunden angemessen entgegentreten zu können und einen professionellen Eindruck zu vermitteln, sind eine oder mehrere Messetheken (je nach Standgröße und Mitarbeiterzahl) unabdingbar. Auf der Theke kann Informationsmaterial ausgelegt werden, Gespräche können an ihr geführt werden und sogar das ein oder andere Getränk serviert. Außerdem bieten Messetheken praktischen und für Besucher unsichtbaren Stauraum und dienen als eine weitere Präsentationsfläche. Zusätzliche Vitrinen zur Produktpräsentation oder Multimedia-Einsatz sorgen für besondere Highlights. Sind intensivere Kundengespräche geplant, sollten Sitzmöbel in den Messestand integriert werden und sogar über eine kleine Kaffeebar kann nachgedacht werden. Prospekthalter, Flags und Dekorationsgegenstände vervollständigen das Bild und runden den Messestand ab.

Deutlich wird, dass bei der Gestaltung von Messeständen nach oben fast keine Grenzen gesetzt sind. Bei der Planung sollten daher dringend Effizienzüberlegungen angestellt werden, die Aufschluss darüber geben, ob der Messestand aus essentiellen Bestandteilen bestehen, oder mit zusätzlichen Bauteilen ausgestattet werden soll.